10 lý do phổ biến dẫn đến việc email bị trả lại – Bounce

Phanmemtop.com từng chia sẻ với các bạn khái niệm về email bounce là gì. Đây là một thuật ngữ để chỉ những email được gửi đi nhưng bị phía máy chủ nhận từ chối và trả lại. Các lý do khiến xảy ra tình trạng này thường gặp là các vấn đề vĩnh viễn hoặc tạm thời. Khi có email bounce, máy chủ của người nhận sẽ gửi lại thông báo đến email của người gửi. Qua tin nhắn, bạn sẽ có thể xác định nguyên nhân ngay lập tức.

Trong bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ đưa ra cụ thể 10 lý do phổ biến dẫn đến việc email bị trả lại. Là một nhà tiếp thị, đừng bỏ qua kiến thức giá trị này. Bởi nó sẽ cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích liên quan tới danh tiếng người gửi và bộ lọc thư rác.

Top 10 lý do khiến xảy ra tình trạng email bounce – bị trả lại

1. Hộp thư đầy – Mailbox Full

Một trong những lý do khiến email bị trả lại thường gặp là hộp thư đến của người nhận bị đầy. Rất nhiều ứng dụng email giới hạn mức dung lượng lưu trữ. Và hạn mức này tính cả tài liệu cùng hình ảnh. Nếu vượt quá giới hạn này, máy chủ sẽ không cho phép nhận thêm bất kỳ email nào nữa. Đồng thời cũng thông báo cho chủ sở hữu hộp thư biết tình trạng. Ví dụ: Nền tảng Gmail giới hạn 15GB cho mỗi tài khoản sử dụng. Khi bộ nhớ đầy, người dùng được thông báo thực hiện hành động cần thiết để giải phóng dung lượng. (Xóa thư hoặc tệp không cần thiết).

2. Kích thước nội dung quá lớn – Message Too Large

Đôi khi nội dung trong thư hoặc tệp đính kèm quá lớn. Nó vượt quá giới hạn của máy chủ nhận. Các tiêu đề, văn bản và hình ảnh kích thước lớn làm cho nội dung thư quá dài. Bất kỳ thứ gì trên 10MB là quá lớn trong hầu hết các trường hợp.

3. Email bị trả lại bởi lý do lỗi DNS – DNS Failure

Trong trường hợp này, email không thể chuyển tới đích do sự cố DNS của máy chủ nhận. Nguyên nhân có thể bởi máy chủ định danh cài đặt cho miền của bạn. Và bạn nên liên hệ với quản trị viên miền của mình để được trợ giúp.

Bên cạnh đó, vấn đề cũng có thể nằm ở bản ghi SPF. Lý do email bị trả lại này có thể là tạm thời hoặc vĩnh viễn.

Cuối cùng, lỗi DNS cũng có thể bắt nguồn từ việc máy chủ thư không hoạt động hoặc xảy ra lỗi đánh máy khi nó được thiết lập hoặc tên miền đích không khả dụng.

4. Hộp thư nhận ở trạng thái OFF và cài chế độ Trả lời tự động

Điều quan trọng cần lưu ý, Email bounce này không giống như các dạng bị trả lại khác. Với trường hợp này, email của bạn đã được gửi thành công vào hộp thư đến của người nhận. Và thiết lập phản hồi lại tự động nhằm mục đích thông báo cho bên gửi biết họ đã nhận được email nhưng đang không online.

Tuy nhiên, nên theo dõi những liên hệ này cẩn thận. Nếu nhiều tháng trôi qua, người đó vẫn chưa online, bạn có thể cân nhắc xóa họ khỏi danh sách.

5. Danh sách đen – Blacklisted

Khi một máy chủ email nhận chặn thư đến từ máy chủ gửi do nằm trong danh sách đen, nó được gọi là chung là Chặn thư. Các lý do phổ biến nhất dẫn đến tình trạng này là:

• Địa chỉ gửi bị liệt vào Blacklist.
• Một trong các IP mà thư được gửi qua đó tạm thời bị chặn.
• Một trong những miền mà thư được gửi đi tạm thời bị đưa vào danh sách đen.
• Máy chủ nhận email chỉ chấp nhận những người gửi trong danh sách trắng.

6. Email gửi đến bị nhận diện là nguồn spam

Máy chủ email của người nhận nghi ngờ thư gửi từ tài khoản của bạn là nguồn spam. Điều này được xem xét dựa trên lịch sử email hoặc danh tiếng gửi xấu của bạn.

Những lý do phổ biến nhất khiến email bị trả lại trong trường hợp này:

• Email bạn gửi theo thời gian liên tục xuất hiện dưới dạng thư rác. Do đó, máy chủ đã ngừng phân phối email của bạn vào trong hộp thư nhận.
• Một trong các IP mà thư được gửi qua đó tạm thời bị chặn.
• Một trong những miền mà thư được gửi đi tạm thời bị đưa vào danh sách đen.
• Địa chỉ trả lời hoặc tên thương hiệu có danh tiếng kém.

7. Không thể truy cập tới máy chủ nhận

Nếu email bị trả lại thuộc danh mục “Undeliverable“, điều đó có nghĩa là máy chủ email nhận tạm thời không khả dụng, bị quá tải hoặc không thể tìm thấy.

Máy chủ không tìm thấy có thể đã bị lỗi hoặc đang được bảo trì. Vì vậy, bạn chỉ có thể chờ thời gian để gửi lại email. Tuy nhiên, nếu địa chỉ nhận liên tục bị trả lại nhiều lần, bạn nên xóa liên hệ này.

8. Người nhận đã chặn email

Các cá nhân có thể chặn email từ những người gửi mà họ không muốn liên lạc nữa. Việc này đồng nghĩa với trạng thái bounce sẽ xảy ra.

9. Tệp đính kèm có vấn đề

Nếu tệp đính kèm có vấn đề, máy chủ email nhận có thể chặn thư của bạn:

• Tệp đính kèm có thể đã được xác định là nguồn vi rút
• Hệ thống không chấp nhận một số dạng tệp đính kèm như .exe.
• Ngoài ra, kích thước của tệp đính kèm cũng có thể gây ra sự cố. Lưu ý rằng kích thước tệp đính kèm của bạn không nên vượt quá 10MB.

Ví dụ, một số nhà cung cấp dịch vụ email có quy định về dung lượng tệp đính kèm tối đa:

• Gmail: Giới hạn 25MB cho mỗi email nhận và gửi.
• Outlook & Hotmail: 10MB cho mỗi file đính kèm.
• Đặc biệt, Microsoft cho phép người dùng đính kèm file có dung lượng lên đến 300GB qua One Drive.
• Yahoo Mail: 25MB cho mỗi email và không giới hạn cho các file đính kèm thông qua DropBox.

10. Địa chỉ email nhận bị viết sai chính tả

Trong loại email bị trả lại này, máy chủ thư của người nhận không thể gửi email của bạn vì địa chỉ bị viết sai. Thông báo bounce sẽ chỉ ra cho người gửi biết email đã nhập không tồn tại.

Kiến thức hữu ích:

• Những điều cần biết về IP chuyên dụng và IP chung.
• Danh tiếng miền và IP gửi: Gmail quan tâm yếu tố nào hơn.