Phần mềm kiểm tra email tồn tại Top Email Verify

Dịch vụ phần mềm kiểm tra email tồn tại chiếm vị trí quan trọng trong mọi chiến dịch email marketing. Bởi nó giúp các nhà quảng cáo lọc email sống chết, kiểm tra email tồn tại danh sách khách hàng của họ. Từ đó giữ lại data chất lượng cho kế hoạch gửi email marketing hàng loạt. Trong kiến thức hôm nay, phanmemtop.com sẽ giải thích lý do tại sao phải kiểm tra email tồn tại ? Đồng thời giới thiệu các tính năng và cách sử dụng của phần mềm Top Email Verify. Đây là công cụ lọc data mail sống chết được nhiều marketers Việt đang dùng.

Tại sao nên kiểm tra email tồn tại ?

1. Gửi nhiều email chết gây tổn hại đến uy tín người gửi

Nếu việc gửi thư đến các địa chỉ không còn hoạt động chiếm tỷ lệ lớn. Tài khoản email gửi sẽ có nguy cơ bị đưa vào danh sách đen Blacklist. Vậy thì có thể đăng ký nhiều tài khoản để không bị ảnh hưởng ? Suy nghĩ này hoàn toàn sai lầm. IP của bạn chắc chắn vẫn bị phát hiện. Cho dù có thay đổi bằng mọi cách, không sớm thì muộn cũng bị các ISP (các nhà cung cấp dịch vụ Internet) nhận ra.

2. Kiểm tra email tồn tại là quy định của các nhà cung cấp dịch vụ email marketing

Tất cả các nhà cung cấp đều không thích khách hàng gửi spam hoặc email chết nhiều. Bởi việc này gây tổn hại đến danh tiếng hệ thống các IP gửi email hàng loạt của họ. Từ đó khiến tỷ lệ inbox thấp. Bởi vậy, hầu hết các server email marketing đều yêu cầu tỷ lệ Bounce dưới mức 5%. Nếu vượt quá con số này, họ sẽ ngừng cung cấp dịch vụ cho các tài khoản dùng vi phạm. Ví dụ như Getresponse, Mailchimp, Sendinblue, Amazon SES, Top Email Marketing …v.v

3. Email chết là bẫy spam traps của các bộ lọc thư rác

Bẫy spam (Bẫy thư rác – Spam traps) được sử dụng để xác định và theo dõi email spam. Các tổ chức chống thư rác sử dụng bẫy spam để tìm kiếm kẻ gửi thư rác. Bằng cách họ tạo và đặt các địa chỉ email chết giăng bẫy khắp nơi. Bao gồm cả những email tên miền (domain) đã dừng hoạt động. Với những data sưu tầm, hay những danh sách không được lọc thường xuyên. Khi nhà tiếp thị gửi marketing, các tổ chức này sẽ nhận được thư. Và họ sẽ đánh spam nguồn gửi hoặc Blacklist IP. Từ đó, gây ảnh hưởng đến danh tiếng và giao dịch email của doanh nghiệp.

4. Kiểm tra email tồn tại giúp cải thiện khả năng gửi email

Như đã đề cập ở trên, gửi nhiều email chết sẽ thu hút sự chú ý của các bộ lọc thư rác. Họ sẽ nhanh chóng phát hiện và đánh dấu spam nội dung cùng nguồn gửi. Do đó, hầu hết thư sẽ đều rơi vào hộp spam của người nhận. Dẫn đến hiệu quả thì không thu được gì, còn làm tổn thất chi phí tiếp thị.

Như vậy, lọc email sống chết là bước quan trọng không thể thiếu trước khi gửi email marketing hàng loạt.

Phần mềm kiểm tra email tồn tại sống chết Top Email Verify

Top Verify là một công cụ lọc email sống chết sử dụng online và khá phổ biến tại Việt Nam.

1. Tính năng

• Nhập danh bạ tự động từ file txt, excel. Điểm đáng chú ý là ứng dụng này có thể kiểm tra các data chứa nhiều trường thông tin cá nhân hóa. Tối đa bao gồm 10 cột, không tính cột Email và họ tên.
• Xác thực sự tồn tại của các tài khoản Gmail với độ chính xác 95%. (Top Verify không kiểm tra được Yahoo mail, Hotmail. Nên sẽ tự động loại 2 tài khoản này khi nhập dữ liệu vào phần mềm)
• Kiểm tra email domain (tên miền) với kết quả tương đối 70%.
• Xuất kết quả lưu file Excel báo cáo phân loại : Email tồn tại; Không xác định; Không tồn tại.

2. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kiểm tra email sống chết Top Verify

2.1. Cài đặt

Phần mềm chỉ cài đặt tương thích trên hệ điều hành Windows. Để sử dụng máy tính cần có kết nối mạng Internet. Nếu mạng yếu, tốc độ kiểm tra trong quá trình sử dụng sẽ bị chậm.

2.2. Cách kiểm tra email tồn tại bằng phần mềm Top Verify

Bước 1 – Nhập file

Phần mềm nhận dữ liệu từ 2 định dạng Excel và Text Document (txt).

Với File Excel cần sắp xếp các thông tin theo thứ tự sau :

• Cột A lưu địa chỉ email. Lưu ý : Trong 1 ô Excel chỉ lưu 1 địa chỉ email. Không viết nhiều email trong cùng một ô. Đồng thời, mỗi địa chỉ email không kèm theo các ký tự đặc biệt như : Dấu phẩy, dấu chấm phẩy, khoảng trắng….
• Cột B lưu họ tên (Có thể bỏ qua nếu danh sách không có thông tin này).
• Các cột thông tin khác tiếp theo lần lượt. (Có thể bỏ qua nếu danh sách không có thông tin này).

Với file Text Document : Mỗi hàng chỉ chứa một địa chỉ email. Không viết nhiều email trên cùng dòng. Đồng thời, mỗi địa chỉ email không kèm theo các ký tự đặc biệt như : Dấu phẩy, dấu chấm phẩy, khoảng trắng….

Sau khi chuẩn bị đúng các định dạng danh sách cần nhập. Bạn hãy đóng (tắt) file. Rồi mở phần mềm Verify lên. Bấm Mở File để chọn và nhập dữ liệu.

Bước 2 – Kiểm tra

Tùy thuộc từng loại máy tính và kết nối mạng internet ổn định không. Phần mềm sẽ có tốc độ kiểm tra và trả kết quả nhanh hoặc chậm tương ứng.

Bước 3 – Lưu kết quả

Kết quả được xuất ra lưu file Excel theo các tùy chọn :

• Email tồn tại
• Không xác định (Là những địa chỉ email mà phần mềm không liên kết tới để xác thực được)
• Không tồn tại

Tham khảo thêm các dịch vụ verify miễn phí khác

Đối với các tài khoản email được sử dụng trên quốc tế muốn kiểm tra xem còn hoạt động không. Có thể tham khảo thêm một số dịch vụ verify email miễn phí sau :

1. http://www.verifyemailaddress.org/
2. http://verify-email.org/
3. http://www.validateemailaddress.org/
4. http://www.email-unlimited.com/tools/verify-email.aspx

Hi vọng những chia sẻ về dịch vụ lọc email tồn tại sẽ giúp ích được chiến dịch tiếp thị email của các bạn. Ngoài ra, để biết cách làm email marketing hiệu quả, hãy xem ngay Hướng dẫn làm email marketing chi tiết.