Mail Server là gì ? Những điều cần biết về Email Server

Trong lĩnh vực dịch vụ email marketing, chúng ta thường nghe đến khái niệm Mail Server (hay Email Server). Đây là một máy chủ hoặc ứng dụng chịu trách nhiệm xử lý thư điện tử. Hoặc hiểu đơn giản, chúng có chức năng nhận và gửi email.

Một email khi bắt đầu chuyển đi, sẽ qua một loạt các máy chủ trước khi đến hộp thư người nhận. Thuật ngữ Mail Server có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau tùy thuộc vào ngữ cảnh. Đôi khi, Email Server để chỉ một máy tính hoặc một bộ máy có hệ thống hoàn chỉnh gồm nhiều dịch vụ, ứng dụng.

Trong kiến thức lần này, hãy cùng phanmemtop.com tìm hiểu Mail Server là gì ? Những điều cần biết về Email Server.

Mail Server là gì ?

Email Server là một chương trình có nhiệm vụ nhận và vận chuyển thư điện tử. Một máy tính dành riêng để chạy các ứng dụng này cũng được gọi là máy chủ email. Ví dụ như Microsoft Exchange, Gmail…v.v.

Máy chủ email hoạt động với các chương trình khác để tạo ra một hệ thống nhắn tin. Hệ thống nhắn tin bao gồm tất cả các ứng dụng cần thiết giữ cho email hoạt động trơn tru. Khi email được gửi đi, một chương trình, chẳng hạn như Microsoft Outlook, sẽ chuyển thư đến một Mail Server. Sau đó, mail server sẽ tiếp tục chuyển thư tới máy chủ khác hoặc đến một vùng lưu trữ trên cùng một máy chủ để được chuyển tiếp sau này.

Có những loại Email Server nào ?

Máy chủ thư được chia thành hai loại: Outgoing Server và Incoming Server.

Incoming email server – Máy chủ thư đến

Máy chủ đến lưu trữ thư và gửi tới hộp thư của người dùng. Incoming email server có 2 giao thức chính là:

• Post Office Protocol 3 (POP3). Với giao thức này, email sau khi tải xuống từ một máy chủ, sẽ được lưu giữ trên thiết bị. Khi người dùng mở ứng dụng email và tải thư, email sẽ tự động bị xóa khỏi mail server. Nhiều nhà cung cấp dịch vụ Internet cung cấp cho người dùng tài khoản email POP3 vì chúng tiết kiệm dung lượng.
• Internet Message Access Protocol (IMAP). Giao thức này cho phép người dùng xem trước, xóa và sắp xếp thư trước khi chuyển chúng đi. Các bản sao của email được lưu lại trên server cho đến khi người dùng xóa chúng.

Outgoing email server – Máy chủ thư đi

Máy chủ thư đi hoạt động bằng cách kết nối với ứng dụng email của người dùng qua một giao thức truyền thư đơn giản – Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Giao thức này chịu trách nhiệm xử lý quá trình chuyển email. Cụ thể, SMTP Server sẽ làm việc với POP3 hoặc IMAP, để gửi email đi.

Tìm hiểu thêm về Giao thức email SMTP, IMAP, POP3.

Quá trình gửi email diễn ra như thế nào ?

Các bước sau đây cho thấy quy trình chung của việc gửi email:

1. Người dùng soạn thư trên ứng dụng email khách (Email client), như Outlook, rồi nhấn Gửi.
2. Ứng dụng email client kết nối với SMTP Server.
3. SMTP server xác minh địa chỉ email của người nhận, xử lý nội dung thư và các tệp đính kèm bổ sung.
4. Nếu tên miền giống với tên của người gửi, thư sẽ được chuyển trực tiếp qua POP3 hoặc IMAP. Nếu tên miền khác, máy chủ SMTP giao tiếp với hệ thống tên miền (Domain Name System – DNS) để tìm máy chủ của người nhận. DNS chuyển email tên miền của người nhận thành địa chỉ IP – Internet Protocol (Giao thức Internet).
5. Địa chỉ IP của người nhận kết nối với SMTP server. Đến khi IP được xác định, tin nhắn gửi đi được định tuyến giữa các máy chủ SMTP như vậy cho tới khi nó đến đích.
6. Máy chủ SMTP của người nhận xử lý email. Nó kiểm tra tin nhắn rồi chuyển đến máy chủ IMAP hoặc POP3. Sau đó, email được đặt trong một hàng đợi cho đến khi người nhận lấy nó.

Phân biệt sự khác nhau giữa Mail Server với SMTP Server

Sau khi tìm hiểu về quy trình gửi email, hẳn sẽ có nhiều người cho rằng SMTP Server là một máy chủ Email. Tuy nhiên, các bạn cần ghi nhớ SMTP Server không phải là một Mail Server. Về mặt kỹ thuật, chúng khác hẳn nhau.

• SMTP Server chuyên trách xử lý việc gửi email đi. Ví dụ một số nhà cung cấp dịch vụ gửi email hàng loạt như Amazon SES, Sendgrid, Sparkpost, Elastic email….v.v. Nếu từng sử dụng các dịch vụ email marketing này, bạn sẽ thấy họ chỉ giúp chuyển thư của bạn đi. Khi người nhận phản hồi lại, bạn không thể kiểm tra thư ở trên các dịch vụ này mà phải đăng nhập vào tài khoản email nhận phản hồi bạn đã thiết lập.
• Mail Server là một chương trình chuyên dụng để quản lý tài nguyên mạng. Nói một cách đơn giản, nó thu thập email, xử lý rồi phục vụ cho các ứng dụng email khách. Máy chủ thư lưu trữ mọi thứ từ các dịch vụ POP3, IMAP, SMTP, Exchange…v.v.

Ví dụ Gmail là một máy chủ email sử dụng SMTP Server là smtp.gmail.com. Còn Amazon SES, Twilio Sendgrid là những SMTP Server.

Những yếu tố cần xem xét khi lựa chọn một Email Server

Sau khi đã nắm rõ được khái niệm Mail server là gì. Một tổ chức khi muốn chọn một máy chủ email cần lưu ý những điều sau:

1. Bảo vệ. Dịch vụ email nên sử dụng các công cụ tiên tiến để bảo vệ thông tin. Ngoài ra, cần bao gồm thêm mã hóa, phần mềm chống độc hại, lọc thư rác và các công cụ ngăn chặn mất dữ liệu.
2. Chi phí. Những Email Server vật lý (máy chủ đặt tại chỗ) có chi phí cao hơn nhưng cung cấp khả năng kiểm soát chi tiết hơn đối với hệ thống và bảo mật. Các dịch vụ email dựa trên đám mây (Cloud Mail Server) thường có chi phí trả trước ít hơn và ít yêu cầu bảo trì hơn.
3. Lưu trữ. Đảm bảo máy chủ mà bạn chọn cung cấp đủ dung lượng để lưu trữ email. Một số dịch vụ cũng có khả năng tùy chọn để tự động chuyển các tin nhắn cũ vào kho lưu trữ.
4. Khả năng tương thích. Các dịch vụ email cần đồng bộ hóa với các ứng dụng di động hoặc các chương trình dựa trên web. Chẳng hạn như ứng dụng email của Apple, Android, lịch và danh bạ….

Một số ví dụ Mail Server

Có nhiều máy chủ email miễn phí và trả phí khác nhau sử dụng SMTP. Dưới đây là một số ví dụ:

• Microsoft Exchange Server là một nền tảng email, lịch, liên hệ, lập lịch và cộng tác trả phí được triển khai trên hệ điều hành Windows Server.
• Open-Xchange là bộ phần mềm năng suất văn phòng và cộng tác dựa trên web miễn phí với khả năng lên lịch và email.
• …v.v.