Danh sách đen là gì và làm cách nào để email không bị blacklist?

Bạn đang làm email marketing và gặp vấn đề gửi bất kỳ một email nào đi cũng bị rơi vào hộp spam? Dù nội dung chỉ gồm văn bản vài chữ. Nếu vậy, bạn cần kiểm tra ngay xem địa chỉ IP và tên miền gửi có nằm trong danh sách đen Blacklist không.

Domain hoặc IP bị liệt vào Blacklist sẽ làm giảm đáng kể khả năng gửi email. Nó trở thành rào cản đối với việc tiếp cận hộp thư khách hàng. Trong bài đăng hôm nay, phanmemtop.com sẽ giúp các bạn tìm hiểu Danh sách đen Blacklist là gì? Và làm thế nào để giảm nguy cơ email bị blacklist.

Danh sách đen Blacklist là gì?

Email Blacklist là một danh sách thời gian thực tập hợp các địa chỉ IP hoặc tên miền bị bộ lọc thư rác gắn cờ. Những máy chủ email thường sử dụng danh sách này để xác định người gửi cần block (chặn).

Toàn bộ mục đích của danh sách đen là để ngăn chặn nội dung spam không mong muốn, được gửi bởi các nguồn không đáng tin cậy. Điều này hoàn toàn cần thiết. Nghiên cứu cho thấy 47,3% tổng số email được gửi trong năm 2020 được coi là thư rác.

Email Blacklist được tạo ra bằng cách nào ?

Bạn gửi email của mình (Người gửi) và nó được nhận bởi một ISP (Người nhận). Mọi thư gửi đi đều kèm theo một chuỗi các chữ số gọi là địa chỉ IP. Nếu ISP bên nhận đang sử dụng Blacklist, địa chỉ IP của bạn sẽ được đối chiếu với danh sách. Sau đó, nó sẽ đi qua các bộ lọc spam của ISP để kiểm tra bất kỳ thứ gì họ không cho phép. Nếu email vượt qua các lớp này, nó sẽ vào được hộp thư đến của người nhận.

Việc từ chối một email sẽ phụ thuộc vào các chính sách của ISP. Bởi danh sách đen chỉ là một trong những công cụ được sử dụng để quyết định xem email có hợp pháp hay không.

Hình ảnh dưới đây là minh họa về một ISP nhận sử dụng Blacklist của tổ chức Spamhaus. Bạn có thể thấy email có thể bị từ chối, gửi đi hoặc bị gắn cờ. Tất cả đều phụ thuộc vào thông tin từ danh sách đen và các chính sách của ISP.

Những nguyên nhân khiến bạn bị đưa vào danh sách đen blacklist

Những hành động đánh dấu spam hoặc khiếu nại thư rác cùng với data chất lượng kém là Top nguyên nhân khiến một địa chỉ IP/Email bị Blacklist. Dưới đây chúng ta sẽ phân tích thêm những lý do cụ thể:

1. Khiếu nại về thư rác. Người nhận được email của bạn nhấp vào nút Thư rác/Spam. Hành động này khiến các ISP nghĩ rằng nội dung email của bạn đang làm phiền người nhận. Những danh sách được chọn tham gia cũng có thể gặp trường hợp này. Càng nhiều khiếu nại, càng có nhiều khả năng một IP nằm trong danh sách đen.
2. Danh sách chứa nhiều địa chỉ không hợp lệ. Rất nhiều địa chỉ email bị trả lại (Email Bounce) là một dấu hiệu cho các ISP nhận ra danh sách của bạn kém chất lượng hoặc có thể không được chọn tham gia. Một số danh sách đen sử dụng Bẫy spam trap để tìm người gửi thư rác. Bất kỳ ai gửi đến “bẫy” này sẽ đều bị hạ danh tiếng gửi. Tìm hiểu thêm Bẫy thư rác spam trap là gì?
3. Khối lượng gửi tăng đột biến. Một danh sách tiếp thị qua email tốt sẽ phát triển theo thời gian. Nếu quy mô danh sách tăng lên đột biến trong thời gian ngắn, hầu hết các ISP (và các nhà cung cấp dịch vụ email) sẽ nghi ngờ đây là data được mua bán.

Phải làm gì khi email bị blacklist ?

Có hàng trăm danh sách đen trên thế giới. Các Blacklist nhỏ hơn ít có khả năng được các ISP lớn sử dụng. Nếu địa chỉ IP của bạn thuộc nhóm này, có thể sẽ thoát khỏi Blacklist khá nhanh.

Tuy nhiên, nếu bạn nằm trong danh sách đen của các tổ chức quản lý Blacklist lớn thì sao? Mỗi công ty danh sách đen lớn đều hướng dẫn cách xóa khỏi danh sách của họ trên website. Thông thường quy trình này khá đơn giản. Bạn chỉ cần đảm bảo thực hiện những gì họ yêu cầu để dọn dẹp email và danh sách của bạn.

Các tổ chức điều hành và duy trì danh sách đen

Các danh sách đen phổ biến nhất được duy trì bởi các công ty chuyên làm việc đó. Có hàng trăm danh sách đen trên thế giới. Dưới đây là một số danh sách được sử dụng rộng rãi nhất:

Spamhaus

Spamhaus chạy nhiều danh sách được sử dụng bởi các công ty và ISP trên khắp thế giới.

• Danh sách khối SBL Spamhaus
• Danh sách Khối Khai thác XBL
• Khối Miền DBL
• Khối Chính sách PBL.

SBL Spamhaus là một trong những danh sách phổ biến nhất được các ISP dùng. Những nhà tiếp thị email cũng thường gặp phải khối này. Họ sử dụng các địa chỉ và IP đã biết của kẻ gửi thư rác cùng với Email Spam Trap để tạo danh sách của họ.

Spamcop

Spamcop sử dụng địa chỉ thư rác và báo cáo thư rác để tạo Blacklist. Họ cũng áp dụng một hệ thống tính điểm dựa trên các khiếu nại về thư rác.

Barracuda

Danh sách của Barracuda là từ công ty bán dữ liệu, phần mềm trực tuyến và phần cứng bảo mật email và chủ yếu bao gồm các địa chỉ spam hệ thống của họ.

Danh sách do công ty này duy trì được các nhà cung cấp dịch vụ email và các doanh nghiệp lớn trên thế giới sử dụng.

Làm thế nào để bạn tránh danh sách đen?

Như chúng ta đã thấy ở trên, nội dung và data là nguyên nhân chính khiến email bị blacklist. Dưới đây là một số cách giúp các nhà tiếp thị tránh bị đưa vào danh sách đen:

1. Nội dung email. Hãy chắc chắn rằng bạn đang gửi cho người đăng ký những thông tin họ mong đợi. Giữ cho nội dung hấp dẫn hơn bằng cách cá nhân hóa. Ngoài nội dung, cần lưu ý đến tần suất gửi email. Không nên đột ngột tăng khối lượng gửi lớn hoặc tăng tần suất.
2. Xem thống kê chiến dịch email. Bạn đang theo dõi số lần mở và lần nhấp ? Nếu bạn thấy số lượt mở giảm đáng kể, bạn nên kiểm tra khả năng gửi email.
3. Danh sách tốt. Không bao giờ mua một danh sách email. Bởi hầu hết chúng được xây dựng từ các địa chỉ cũ và nguồn gửi thư rác. Ngoài ra, hãy giữ cho danh sách sạch sẽ bằng cách xóa mọi địa chỉ bị trả lại hoặc những địa chỉ đã cũ và không hoạt động. Nếu ai đó đã lâu không mở email của bạn, nên cân nhắc xóa họ khỏi danh sách.
4. Phân đoạn danh sách của bạn. Mục đích nhằm đảm bảo cho người đăng ký nhận được những gì họ cần từ bạn. Hãy chia danh sách thành các phân đoạn. Chẳng hạn như dựa theo tiêu chí nơi khách hàng sống, loại sản phẩm họ mua hoặc sở thích của họ…v.v. Điều này sẽ giúp việc gửi chính xác email phù hợp đến từng người đăng ký dễ dàng hơn.

Kết luận

Danh tiếng gửi là tiêu chí quan trọng giúp quyết định xem email của bạn có vào hộp thư đến của người nhận không. Hãy thêm các bước dưới đây vào chiến dịch tiếp thị để giữ cho email của bạn không nằm trong danh sách đen Blacklist.

• Phân đoạn, có thể giúp cải thiện danh sách và tăng mức độ tương tác.
• Tập trung vào việc cung cấp nội dung có liên quan, hữu ích và được thiết kế theo cách thân thiện với người nhận. Càng nhiều khán giả tương tác, sẽ càng thêm cơ hội tránh bị blacklist.
• Theo dõi số liệu thống kê từ mỗi chiến dịch để hiểu rõ hơn về đối tượng. Đồng thời cũng nắm rõ được các vấn đề ảnh hưởng đến khả năng gửi của bạn.

Chúc bạn thành công.

Kiến thức hữu ích: Các thuật ngữ cơ bản thường gặp trong email marketing.