Những yếu tố cần có trong tin nhắn sms xác nhận cuộc hẹn

Đối với nhiều đơn vị, xác nhận cuộc hẹn qua tin nhắn sms làm giảm tỷ lệ hủy bỏ. Đồng thời tiết kiệm thời gian theo dõi khách hàng. Đa số người tiêu dùng cũng hoan nghênh khi nhận được thông tin này từ doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các văn bản xác nhận cuộc hẹn cũng mang đến tỷ lệ chuyển đổi cao trong nhiều lĩnh vực. Tiêu biểu là những ngành dịch vụ như thẩm mỹ viện, spa, nhà hàng, văn phòng y tế, công ty bất động sản và hơn thế nữa…v.v.

Trong hướng dẫn này, phanmemtop.com sẽ chia sẻ những yếu tố cần có để tạo nên một tin nhắn sms xác nhận cuộc hẹn rõ ràng, ngắn gọn và hiệu quả.

Tại sao nên gửi tin nhắn nhắc nhở về cuộc hẹn ?

SMS giúp truyền tải một bản tóm tắt đầy đủ thông tin cần thiết. Quan trọng hơn, người nhận có thể xem hoặc trả lời lại bất kỳ khi nào họ thấy thuận tiện.

Xác nhận cuộc hẹn qua SMS cũng là một trong những cách khởi đầu tạo mối quan hệ. Bởi khách hàng trung bình kiểm tra điện thoại của họ 150 lần/ngày. Bên cạnh đó, nó cũng giúp tạo ấn tượng dịch vụ chuyên nghiệp của thương hiệu.

Xem thêm: 3 lý do tại sao doanh nghiệp nên làm sms marketing.

6 yếu tố cần có trong tin nhắn sms xác nhận

Nếu bạn chưa có định hướng về nội dung cần đưa vào lời nhắc cuộc hẹn qua SMS, hãy tham khảo những gợi ý dưới đây :

Thêm tên khách hàng

Cá nhân hóa luôn mang lại kết quả. Một cuộc khảo sát của Infosys cho thấy rằng : Các doanh nghiệp cá nhân hóa thông điệp tiếp thị sẽ tăng doanh số bán hàng, lợi nhuận và lòng trung thành.

Bạn sẽ đạt được những lợi ích trên chỉ cần thêm tên khách hàng vào tin nhắn. Nếu muốn hoàn hảo hơn, hãy điều chỉnh sao cho phù hợp với từng lĩnh vực. Chẳng hạn, với một thẩm mỹ viện, bạn có thể sử dụng tên riêng. Nhưng nếu bạn làm việc cho một công ty pháp lý, hãy cân nhắc sử dụng các chức danh trang trọng đi cùng tên khách hàng.

Xác nhận các chi tiết quan trọng

• Xác nhận cuộc hẹn qua SMS phải luôn bao gồm ngày, giờ và địa điểm của cuộc hẹn.
• Họ có nên đến sớm 15 phút không ?
• Chỉ đường đến văn phòng có đơn giản không?
• Họ có cần mang theo giấy tờ hay các tài liệu khác không?…v.v.

Hãy lưu ý, đừng tạo gánh nặng bằng cách liệt kê những chi tiết không cần thiết. Chỉ cần bao gồm thông tin quan trọng chuẩn bị cho cuộc hẹn là đủ.

Thông tin liên hệ

Một số khách hàng sẽ có một vài thắc mắc không thể trả lời dễ dàng qua tin nhắn. Do vậy, hãy đảm bảo bạn đã cung cấp số điện thoại để họ gọi lại khi cần.

Văn bản cần ngắn gọn

Không ai thích nhận một tin nhắn quá dàn trải. Một tin nhắn sms xác nhận nên càng ngắn càng tốt. Tối đa bạn chỉ nên tóm tắt thông điệp trong 2 – 3 câu.

Cung cấp cho người nhận tùy chọn hủy đăng ký

Mặc dù hầu hết người nhận đánh giá cao lời nhắc bằng văn bản, nhưng vẫn sẽ có một vài khách hàng thay đổi. Do đó, nên cung cấp cho họ tùy chọn để xác nhận, hủy bỏ hoặc thay đổi cuộc hẹn thông qua trả lời tin nhắn. Hãy làm cho quá trình giao tiếp dễ dàng nhất có thể.

Mẫu nội dung xác nhận

Không có mẫu nào phù hợp với tất cả các văn bản xác nhận cuộc hẹn. Những gì hiệu quả cho ngành này không nhất thiết là hiệu quả đối với ngành khác. Ví dụ: Văn phòng bác sĩ có thể muốn sử dụng một giọng điệu khác và bao gồm thông tin khác với thẩm mỹ viện.

Dưới đây là một số gợi ý về mẫu tin nhắn SMS xác nhận cuộc hẹn:

Văn phòng bác sĩ

Xin chào Hoàng. Bạn có một cuộc hẹn 9:00 Thứ Năm, ngày 23 tháng 5 tại Bệnh viện Trung tâm Oregon với Bác sĩ Nga. Vui lòng nhắn tin XÁC NHẬN hoặc HỦY. Soạn STOP để kết thúc.

Salon

Hi Mai! Cảm ơn bạn đã đặt lịch cắt và nhuộm màu tại Kelsey vào 14:00 Thứ Tư, ngày 22 tháng 8. Vui lòng nhắn tin XÁC NHẬN hoặc HỦY. Nếu bạn muốn thay đổi, vui lòng gọi Hotline 090xxx.

Ngân hàng

Mr Hung, tin nhắn này là để xác nhận cuộc hẹn của bạn tại Ngân hàng X lúc 16:30 chiều ngày 25 tháng 11. Nếu bạn có thắc mắc, vui lòng gọi số 1800xxx. Hoặc truy cập https://bit/ly/ A B C D. Soạn STOP để kết thúc.

Nhà hàng

Chào Mai Anh ! Cảm ơn bạn đã đặt tại Pizza Express lúc 18h thứ Sáu, ngày 8 tháng 3! Bạn có thể hủy hoặc thay đổi lịch đặt chỗ trước thời gian hẹn 3 tiếng. Hân hạnh được đón tiếp.