Các thuật ngữ cơ bản thường gặp trong email marketing

Những thuật ngữ cơ bản cần biết cho người mới bắt đầu làm email marketing:


A. Thuật ngữ chung về dịch vụ email marketing

dich-vu-gui-email-markeing-tot-nhat

1. Email Service Provider (ESP) – Nhà cung cấp dịch vụ email

ESP là viết tắt của Email Service Provider, tức là Nhà cung cấp dịch vụ email. Đây là những dịch vụ phần mềm giúp các nhà tiếp thị gửi email tới số lượng lớn người đăng ký của họ. Chẳng hạn như Twillo Sendgrid, Amazon SES, Mailchimp, Getresponse, Sendinblue….v.v. Tham khảo Top 5 dịch vụ gửi email marketing.

Những ESP này không quy định giới hạn gửi email mỗi ngày như các nhà cung cấp hộp thư Gmail, Outlook hay Yahoo! Mail. (Gmail, Outlook…. thường chỉ cho gửi tối đa khoảng 300 mail/ngày). Do đó, nhiều doanh nghiệp cần gửi email hàng loạt để quảng cáo, cập nhật ưu đãi….tới khách hàng, đều sẽ sử dụng dịch vụ của các ESP.

Thông thường, các nhà cung cấp dịch vụ email marketing tốt nhất sẽ sở hữu tính năng:

  • Tạo và xây dựng danh sách người đăng ký email.
  • Tùy chỉnh các mẫu email template.
  • Gửi email theo cách thủ công hoặc tự động.
  • Cung cấp báo cáo và phân tích chi tiết về các chiến dịch.
  • Cho phép thử nghiệm chiến dịch.
  • Bao gồm các tùy chọn để cá nhân hóa.
  • Phân đoạn danh sách và hơn thế nữa…v.v

Trong thế giới email, tất cả từ người dùng cho đến các nhà cung cấp hộp thư, khi tham gia vào hoạt động gửi email sẽ cần tuân theo một bộ luật có tên gọi là CAN-SPAM.

2. CAN-SPAM

Đạo luật CAN-SPAM năm 2003 (Tên tiếng Anh: Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing Act of 2003) là một đạo luật của Hoa Kỳ. Nó quy định những nguyên tắc mà các doanh nghiệp phải tuân theo khi gửi email thương mại (email marketing).

CAN-SPAM đưa ra các chuẩn mực về nội dung chứa trong các email thương mại. Nó cho người nhận quyền yêu cầu huỷ đăng ký nhận email hoặc yêu cầu người gửi ngừng gửi email cho họ. Đạo luật cũng quy định mức phạt đối với các cá nhân/tổ chức có hành vi vi phạm.

3. Unsubscribe – Hủy đăng ký

Như đã nói ở trên, theo CAN-SPAM, mỗi email đều phải cung cấp một đường dẫn để người dùng “Huỷ đăng ký nhận email” – Unsubscribe.

Thông thường, các ESP đều hỗ trợ tính năng Unsubcribe trong dịch vụ của họ. Tùy chọn Hủy đăng ký thường đặt tại tiêu đề email. Nó cho phép người nhận dễ dàng nhìn thấy và hành động bất kỳ khi nào họ muốn.

Danh sách chứa các địa chỉ email yêu cầu từ chối nhận còn gọi là Opt-out List hoặc Suppression List.

4. Opt-In và Opt-Out

  • Opt-in (Chọn tham gia): Trong email marketing, thuật ngữ Opt-In có nghĩa là chỉ gửi tin nhắn đến những người nhận đã đăng ký nhận email của bạn.
  • Opt-out (Chọn không tham gia): Bạn đăng ký chọn tham gia nhận tin tức từ một công ty qua email. Nhưng đồng thời, bạn cũng có quyền hủy tham gia bất kỳ khi nào. Và công ty đó sẽ phải chấp nhận yêu cầu của bạn.

5. Email Client – Ứng dụng email khách

Là một ứng dụng của máy tính cho phép bạn sử dụng email của mình thay vì đăng nhập trên trình duyệt. OutLook là một trong những ứng dụng email phổ biến nhất hiện có.

6. Server – Máy chủ

Là một hệ thống máy tính hoặc chương trình lưu trữ và phân phối email từ hộp thư này sang hộp thư khác. Nó cũng có thể chuyển tiếp email từ máy chủ này sang máy chủ khác trong mạng. Tham khảo thêm: Mail server là gì?

7. Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) – Giao thức truyền thư đơn giản

Simple Mail Transfer Protocol viết tắt là SMTP, là giao thức truyền thư đơn giản. Nó cho phép các tài khoản, ứng dụng email trao đổi thông tin trên mạng Internet. Tìm hiểu thêm khái niệm SMTP là gì?

RFC 821 và RFC5321 là hai giao thức chính được sử dụng để gửi email qua mạng IP.

8. Blacklist – Danh sách đen

Có những tổ chức hoạt động cho mục đích chống lại các hành vi phát tán thư rác, lừa đảo….v.v. Họ thu thập những người gửi kém và liệt vào danh sách đen – Blacklist. Khi một miền bị đưa vào danh sách đen, khả năng cao nó sẽ bị coi là kẻ gửi thư rác. Và tất nhiên, bất kỳ thư nào được gửi đi từ miền Blacklist này cũng rơi vào hộp spam của người nhận hoặc bị chặn lại ở bên ngoài hộp thư nhận.

9. WhiteList

Trái với Blacklist thì Whitelist là danh sách chứa những địa chỉ email được người nhận đánh giá là hợp lệ và quan tâm. Số lượng người đưa bạn vào danh sách trắng càng cao thì danh tiếng gửi của bạn càng cao.

B. Những khái niệm về khả năng gửi email

thuat-ngu-ve-kha-nang-gui-email

10. Khả năng gửi email

Khả năng gửi email tức là email bạn gửi có vào được bên trong hộp thư đến (Inbox) của người đăng ký không. Bởi một email sau khi đã gửi đi, có thể sẽ gặp những vấn đề:

  • Không vào được hộp thư đến của người nhận và bị chặn ở bên ngoài.
  • Đã vào trong hộp thư người nhận nhưng bị phân vào hộp thư rác (spam).
  • Thư bị trả lại người gửi (bounce).
  • ….v.v

Như vậy, để chiến dịch email đạt hiệu quả cao, bạn sẽ cần tìm hiểu vấn đề này. Những yếu tố ảnh hưởng đến khả năng gửi email bao gồm:

  • Nhà cung cấp dịch vụ email ESP có uy tín không.
  • Danh tiếng người gửi.
  • Bộ lọc thư rác

11. Reputation – Danh tiếng người gửi

Danh tiếng của người gửi email bao gồm tên miền và IP của nó. Một danh tiếng tốt hoặc xấu dựa trên việc đánh giá từ nhiều chỉ số khác nhau theo thời gian. Ví dụ

  • Tỷ lệ khiếu nại (complaint rate)
  • Tỷ lệ email bị trả lại (bounce).
  • Số lần truy cập bẫy spam (Spam traps)
  • Tần suất thực hiện chiến dịch và khối lượng gửi.

Complaint và Bounce là hai thuật ngữ quan trọng trong email marketing mà các nhà tiếp thị cần hiểu và nắm chắc.

12. Complaint rate – Tỷ lệ khiếu nại

Complaint là trạng thái khi người nhận gắn nhãn hoặc đánh dấu email của bạn là Thư rác/Spam. Tỷ lệ Complaint được biểu thị bằng phần trăm. Nó được tính dựa trên các khiếu nại nhận được so với số lượng email được gửi trong cùng một chiến dịch.

13. Bounce Rate – Tỷ lệ bị trả lại

Bounce phản ánh số lượng email gửi đi nhưng bị trả lại. (Có thể do email nhận không tồn tại hoặc phía máy chủ email của người nhận từ chối…v.v). Có 2 loại Bounce chính:

  1. Hard Bounce (Trả lại chắc chắn, Trả lại vĩnh viễn).
  2. Soft Bounce (Trả lại tạm thời).
13.1. Hard Bounce – Trả lại vĩnh viễn

Thư bị trả lại chắc chắn là khi một email bị trả lại cho người gửi vì những lý do vĩnh viễn. Có thể bao gồm những nguyên nhân sau:

  • Địa chỉ email nhận không chính xác.
  • Người nhận không xác định.

Tỷ lệ Hard Bounce lớn sẽ gây ảnh hưởng đến khả năng gửi email của bạn. Thậm chí, các bộ lọc thư rác và các ESP có khả năng gắn cờ đỏ cho địa chỉ của bạn.

13.2. Soft Bounce – Trả lại tạm thời

Soft Bounce là những email bị trả lại cho người gửi vì những lý do tạm thời. Những lần trả lại tạm thời này thường xảy ra khi

  • Nội dung thư chứa tệp quá lớn
  • Hộp thư đến của người nhận đang đầy.
  • Lỗi kết nối tới máy chủ nhận.

Soft Bounce gần như không gây ảnh hưởng nghiêm trọng như Hard Bounce. Với trường hợp này, các ESP thường thông báo cho người gửi biết email của họ sẽ được xử lý lại để phân phối tới người nhận.

14. Block

Block là trạng thái một email gửi đi và bị phía máy chủ thư nhận hoặc nhà cung cấp hộp thư phía người nhận chặn lại. Nguyên nhân block có thể do:

  • Miền gửi đến thuộc danh sách đen Blacklist
  • Nội dung email đến chứa những yếu tố khả nghi, spam.
  • ….v.v

15. IP Warmup – Hâm nóng IP

Warm Up IP là gì ? Đây là hành động hâm nóng dần một địa chỉ IP mới khi bắt đầu gửi email hàng loạt. Tức là, bạn sẽ phải tăng dần khối lượng gửi theo thời gian, không nên gửi ngay một số lượng lớn. Bởi nếu một IP mới đột ngột gửi nhiều, đây sẽ là điều bất thường với các bộ lọc thư rác.

16. Sender Score – Điểm người gửi

Danh tiếng của địa chỉ IP gửi được chấm điểm từ 0 đến 100. Có thể coi nó giống như điểm tín dụng. Khi điểm càng cao thì IP càng uy tín. Các nhà cung cấp hộp thư thường dựa trên điểm số này để xác định người gửi nào được phép vào trong Inbox.

17. Email filters – Bộ lọc của hộp thư

Làm email marketing, các nhà tiếp thị muốn giảm tỷ lệ email gửi vào spam thì cần tìm hiểu thuật ngữ Bộ lọc thư rác. Đây là những bộ lọc của nhà cung cấp hộp thư nhằm giúp phân loại email đến vào đúng mục phù hợp. Ví dụ như hộp thư Gmail có các tab Chính, Quảng Cáo, Xã Hội, Cập Nhật và thư rác.

Thông thường, các nhà cung cấp hộp thư thiết lập cơ chế lọc spam riêng. Gmail, Outlook, Yahoo! Mail sở hữu những bộ lọc của riêng họ. Đây cũng là lý do tại sao bạn gửi email vào Inbox của Gmail nhưng lại vào spam của Yahoo.

Tham khảo: 6 loại bộ lọc thư rác thường gặp.

C. Các khái niệm liên quan tới vấn đề xác thực email

cac-khai-niem-ve-xac-thuc-email

18. Authentication – Xác thực email

Xác thực email nhằm xác minh xem địa chỉ email gửi đi có đúng là địa chỉ do bạn sở hữu hay không. Đây là quá trình xác minh chữ ký điện tử của người gửi. Nó bảo vệ thương hiệu, người gửi hoặc danh tiếng của công ty tránh bị kẻ khác lợi dụng cho mục đích xấu. Đây cũng là yếu tố quan trọng nhất để cải thiện khả năng phân phối của bạn.

Có khoảng bốn loại xác thực quan trọng trong tiếp thị email. Đó là SPF, DKIM, Domain Keys và Sender ID (ID người gửi). Trong đó, SPF và DKIM là những hình thức xác thực email được chấp nhận rộng rãi nhất.

18.1. Sender Policy Framework (SPF) – Khung chính sách người gửi

Khung chính sách người gửi là một kỹ thuật xác thực email dựa trên việc kiểm tra xem một tên miền (domain) đã được chủ sở hữu ủy quyền cho người gửi sử dụng để gửi email hay chưa.

Sau khi bạn xác thực miền của mình, các bộ lọc sẽ biết rằng email của bạn không phải là thư rác. Nó được gửi để phục vụ mục đích, không phải hoạt động gian lận.

18.2. Domain Keys Identified Mail (DKIM)

Thư được xác định bằng khóa miền (DKIM) giúp một tổ chức chịu trách nhiệm về một email đang chuyển tiếp. Nó cho phép người gửi liên kết tên miền với email của nó, chứng minh tính xác thực của nó. Nó được thực hiện bằng cách ký email bằng chữ ký điện tử.

18.3 Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance (DMARC)

DMARC – Xác thực, báo cáo và tuân thủ thông báo dựa trên miền. Đây là một giao thức xác thực email. Nó được xây dựng dựa trên giao thức SPF và DKIM.

DMARC bổ sung chức năng báo cáo cho phép người gửi, người nhận cải thiện và giám sát việc bảo vệ miền khỏi các email lừa đảo. Nó được sử dụng bởi tất cả các nhà cung cấp hộp thư chính như Outlook.com, Gmail và Yahoo Mail.

19. Domain Name System (DNS) – Hệ thống tên miền

Domain Name System dịch đầy đủ là hệ thống phân giải tên miền. Hiểu đơn giản, DNS là một hệ thống chuyển đổi các tên miền sang một địa chỉ IP dạng số tương ứng với miền đó và ngược lại.

Trong lĩnh vực email, DNS có vai trò trong bước xác thực SPF. Các nhà cung cấp hộp thư thông qua việc đối chiếu hệ thống tên miền, sẽ kiểm tra xem người gửi có đang gửi email đi từ IP được ủy quyền hay không.

Ví dụ: Tôi dùng phần mềm Top Email và cài địa chỉ email gửi đi là hanguyen@phanmemtop.vn. Khi email đến phía người nhận, máy chủ nhận sẽ kiểm tra xem tôi gửi email đi từ địa chỉ IP nào. Đồng thời, trích xuất dữ liệu từ DNS của phanmemtop.vn để kiểm tra xem trong danh sách hệ thống tên miền có chứa những IP nào được phép dùng @phanmemtop.vn để gửi. Nếu địa chỉ IP của tôi có trong danh sách DNS, email mà tôi gửi sẽ được máy chủ nhận chấp thuận và chuyển vào hộp thư người nhận.

20. Email Verification – Xác minh email

Đây là quá trình làm sạch danh sách người nhận bằng cách loại bỏ các email giả mạo, sai định dạng, không hợp lệ…v.v. Bạn nên xác minh danh sách của mình 3 tháng một lần. Trong trường hợp data thu thập từ nhiều nguồn, bạn nên dùng các dịch vụ phần mềm kiểm tra email tồn tại.

D. Những yếu tố đánh giá chiến dịch email

21. Call to Action (CTA) – Kêu gọi hành động

Thông thường, lời kêu gọi hành động sẽ được đưa ra ở cuối email. Mục đích nhằm khuyến khích người đăng ký làm điều gì đó.

22. Click-through rate (CTR) – Tỷ lệ nhấp

Tỷ lệ nhấp (CTR) đo lường số lượng người đã nhấp vào hình ảnh, liên kết hoặc CTA trong email.

Đo lường CTR để xác định mức độ hiệu quả của chiến dịch email cụ thể nào đó. Tất nhiên, tỷ lệ nhấp có thể khác nhau tùy thuộc từng ngành nghề hoặc loại chiến dịch. Nhưng dấu hiệu cho thấy một email đang hoạt động tốt khi có tỷ lệ nhấp nằm trong khoảng 20-30%. Nếu tỷ lệ click thấp hơn phạm vi này, bạn sẽ cần thay đổi hoặc tiến hành một số thử nghiệm để xác định điều gì hấp dẫn người đăng ký của bạn.

23. Open Rate – Tỷ lệ mở

Tỷ lệ mở là số người trong danh sách gửi thư đã mở email của bạn. Nó được biểu thị bằng tỷ lệ phần trăm.

Tỷ lệ này chỉ cho bạn biết về số lượng email được mở từ tổng số email đã gửi chứ không phải từ số lượng email thực tế đã được gửi. Ngoài ra, tỷ lệ mở không chỉ được tính trên văn bản HTML được đọc mà còn trên các hình ảnh đã được tải xuống.

24. Personalization – Cá nhân hóa

Tiếp thị ngày nay là tất cả về cá nhân hóa và tiếp thị qua email không phải là ngoại lệ. Cá nhân hóa email là nơi bạn tùy chỉnh nội dung dựa trên dữ liệu của người đăng ký. Điều này có thể bao gồm tên, sở thích, mong muốn, sinh nhật, v.v.

Cá nhân hóa là thuật ngữ quan trọng trong email marketing. Vì khi email được cá nhân hóa, nó có thể tăng tỷ lệ mở và thúc đẩy doanh thu lên tới 760%.

Cũng cần lưu ý thêm, khi dòng chủ đề bao gồm tên của người nhận, nó có thể tăng tỷ lệ mở lên 20%.

25. Transactional email – Email giao dịch

Email giao dịch là email được kích hoạt tự động gửi đến người nhận khi họ thực hiện một hành vi nào đó. Ví dụ như Xác nhận đặt hàng, Email chứa đường dẫn kích hoạt tài khoản…v.v.

Các loại email giao dịch có tỷ lệ mở nhiều hơn 8 lần so với những email marketing thông thường.

Tham khảo: Phân biệt email marketing và email giao dịch.

26. Newsletter – Bản tin

Newletters là những email bản tin hoặc nội dung cập nhật nào khác thường xuyên được gửi đến các thành viên đã chọn nhận email.

27. Email Templates

Template là loại email được thiết kế nhằm phục vụ cho mục đích cụ thể. Chúng thường trông đẹp, bắt mắt và thể hiện sự chuyên nghiệp của người gửi.

Thông thường, các email template thường được thiết kế bởi định dạng HTML. Lưu ý: Một mẫu email được tạo trên word hoặc hình ảnh rồi chuyển đổi sang HTML không phải email html.

Trên đây, phanmemtop.com đã tổng hợp các thuật ngữ cơ bản thường gặp trong lĩnh vực email marketing. Nếu bạn có thêm khái niệm nào cần làm rõ, vui lòng để lại bình luận, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp.

Leave a Reply