IMAP, POP3 và SMTP: Sự khác nhau giữa các giao thức email

Đối với các chiến dịch email marketing số lượng lớn, giao thức chuyển email cũng là một nhân tố quan trọng có tác động đến khả năng gửi. Đã bao giờ bạn gửi email đi nhưng phía người nhận phản hồi không nhận được? Đây là lúc bạn cần tìm hiểu về các giao thức chuyển thư điện tử.

Về cơ bản, có ba bên cùng tham gia vào quá trình chuyển email. Đó là người gửi, người nhận và Email Server – Máy chủ thư. Email sẽ đi từ người gửi đến máy chủ thư, sau đó tới người nhận. Vậy giao thức email có vai trò gì ở đây? Để dễ hiểu, bạn có thể coi máy chủ thư là một bưu điện. Và các giao thức là nhân viên chuyển phát. Chúng giúp vận chuyển email và thiết lập kết nối giữa những bên chuyển nhượng. Trong quá trình này sẽ có giao thức chuyên gửi email và giao thức chuyên nhận email.

Bài đăng hôm nay, phanmemtop.com sẽ giúp bạn tìm hiểu về 3 giao thức email được sử dụng phổ biến nhất: SMTP, POP3, IMAP và phân biệt sự khác nhau giữa chúng.

Trước tiên, chúng ta sẽ khám phá rõ hơn về các khái niệm.

Giao thức email là gì?

Giao thức là một tập hợp các quy tắc tiêu chuẩn cho phép các thiết bị điện tử giao tiếp với nhau. Hai thiết bị hỗ trợ cùng một giao thức có thể giao tiếp hiệu quả, bất kể người sản xuất là ai và chúng thuộc loại thiết bị nào.

TCP/IP viết tắt của “Transmission Control Protocol / Internet Protocol”. Đây là giao thức cho phép các máy tính giao tiếp với nhau qua các mạng đường dài.

Dựa theo khái niệm trên, Giao thức email là tập hợp các quy tắc cho phép các tài khoản và ứng dụng email khác nhau dễ dàng trao đổi thông tin. Trong đó, SMTP, POP, IMAP là ba quy tắc được sử dụng phổ biến nhất. Và đương nhiên, SMTP là một phần thuộc tầng ứng dụng của giao thức TCP/IP.

SMTP – Giao thức truyền thư đơn giản

SMTP viết tắt của Simple Mail Transfer Protocol nghĩa là giao thức truyền thư điện tử đơn giản. Đúng như tên gọi, nó thực hiện công việc chính là gửi email.

Các nhà cung cấp hộp thư lớn như Microsoft Exchange, Gmail, Yahoo! Mail….v.v có thể sử dụng các giao thức không chuẩn trong nội bộ. Tuy nhiên, tất cả đều sử dụng SMTP khi gửi hoặc nhận email từ bên ngoài hệ thống của họ. Bởi SMTP là một giao thức tiêu chuẩn để gửi email trên Internet.

Ở đây, xuất hiện một số thuật ngữ mà chúng ta cần tìm hiểu thêm:

• SMTP Server
• Cổng SMTP – SMTP Port

SMTP Server là gì và nó có phải là một máy chủ email – Mail server không?

SMTP Server về cơ bản là một ứng dụng gửi, nhận và chuyển tiếp email. Nó hoạt động như một nhà trung chuyển thư giữa các máy chủ email. Mỗi SMTP Server bao gồm một hoặc nhiều địa chỉ IP phụ thuộc vào ứng dụng email kết nối với nó.

Một SMTP Server sẽ có định dạng smtp.serveraddress.com. Ví dụ:

• SMTP Server mà máy chủ Gmail sử dụng là smtp.gmail.com
• Của Twilio SendGrid là smtp.sendgrid.com.
• Với Outlook là smtp-mail.outlook.com
• …v.v.

Một điều quan trọng cần lưu ý, dù SMTP Server thường được gọi với cái tên Máy chủ SMTP nhưng nó không phải là một Máy chủ email. Về mặt kỹ thuật, bạn cần phân biệt sự khác nhau giữa SMTP Server với Mail Server:

• SMTP Server chuyên trách xử lý việc gửi email đi. Ví dụ một số nhà cung cấp dịch vụ gửi email hàng loạt như Amazon SES, Sendgrid, Sparkpost, Elastic email….v.v. Nếu từng sử dụng các dịch vụ email marketing này, bạn sẽ thấy họ chỉ giúp chuyển thư của bạn đi. Khi người nhận phản hồi lại, bạn không thể kiểm tra thư ở trên các dịch vụ này mà phải đăng nhập vào tài khoản email nhận phản hồi bạn đã thiết lập.
• Mail Server là một chương trình chuyên dụng để quản lý tài nguyên mạng. Nói một cách đơn giản, nó thu thập email, xử lý rồi phục vụ cho các ứng dụng email khách. Máy chủ thư lưu trữ mọi thứ từ các dịch vụ POP3, IMAP, SMTP, Exchange…v.v.

Ví dụ Gmail là một máy chủ email sử dụng SMTP Server là smtp.gmail.com. Còn Amazon SES, Twilio Sendgrid là những SMTP Server.

Cổng SMTP – SMTP Port

Cổng SMTP là những điểm giao tiếp cuối xử lý việc truyền dữ liệu email qua SMTP khi nó di chuyển trên internet, từ máy chủ này sang máy chủ khác. Chúng đóng vai trò quan trọng nhằm xác định tuyến thông tin phù hợp đến đúng nơi.

Các port mặc định của SMTP:

• Port 25 – port không mã hóa
• Port 465/587 – SSL/TLS port, cũng có thể được gọi là SMTPS

POP3 – Giao thức nhận thư và lưu trữ

POP viết tắt của Post Office Protocol nghĩa là giao thức bưu điện. Sở dĩ được gọi như vậy vì nó hoạt động giống như một bưu điện. Nhiệm vụ chính là nhận email và giữ chúng hộ khách hàng cho đến khi họ nhận. Phiên bản mới nhất là POP3 (Post Office Protocol version 3), được cập nhật lần cuối vào năm 1988.

Với POP3, ứng dụng email khách (chẳng hạn như Outlook, Windows mail, Mac Mail…) sẽ kết nối tới máy chủ để tải thư xuống. Giao thức này có một lợi thế là người dùng có thể đọc email ngay cả khi đang ngoại tuyến. Tuy nhiên, cần lưu ý, khi sử dụng POP3 để kết nối với tài khoản email, thư được tải xuống sẽ bị xóa khỏi Mail Server. Như vậy, người dùng email trên nhiều thiết bị sẽ không phù hợp với giao thức một chiều này.

IMAP – Giao thức truy cập tin nhắn internet

IMAP là viết tắt của Internet Message Access Protocol. Cũng như POP3, đây là giao thức sử dụng để “kéo” email từ máy chủ xuống ứng dụng khách. Tuy nhiên, có một điểm khác biệt là IMAP cho phép nhiều thiết bị có thể truy cập email đồng thời. Trong khi giao thức POP3 chỉ hỗ trợ cho một ứng dụng. Đây là lý do tại sao IMAP phù hợp với những mục đích sử dụng email từ các vị trí khác nhau hoặc được quản lý bởi nhiều người dùng.

Phân biệt sự khác nhau giữa SMTP, IMAP và POP3

Như vậy, sau khi tìm hiểu khái niệm SMTP, IMAP, POP3 là gì, hẳn bạn đã phân biệt được sự khác nhau giữa chúng.

• SMTP là giao thức duy nhất để gửi hoặc “đẩy” email giữa các máy chủ thư bất kỳ.
• POP3 và IMAP là các giao thức để nhận hoặc “kéo” email từ máy chủ thư xuống ứng dụng cho người nhận. Vì vậy, POP3 và IMAP giới hạn việc chuyển thư đến các máy chủ đã được xác minh. Chúng không thể được sử dụng để liên lạc bên ngoài các mạng của riêng bạn.

POP3 và SMTP khác nhau như thế nào?

• SMTP là một giao thức truyền tin, trong khi POP3 là giao thức truy cập tin nhắn. Nói cách khác, SMTP được sử dụng để gửi thư từ người dùng này sang người dùng khác. Còn POP3 được sử dụng để nhận email.
• SMTP được sử dụng hai lần trong hành trình chuyển email. Một lần khi thiết lập kết nối và truyền thông tin từ người gửi lên máy chủ email. Và lần thứ hai khi gửi thông tin và kết nối với người nhận. POP3 chỉ được sử dụng một lần giữa người nhận và máy chủ thư của họ.

IMAP và SMTP khác nhau như thế nào?

• SMTP là một giao thức truyền tin nhắn, xử lý email đi.
• IMAP là một giao thức (như POP) chỉ lấy tin nhắn và xử lý email đến.

Tóm tắt về các giao thức email SMTP, IMAP và POP3

Để kết thúc bài đăng của chúng tôi về việc sử dụng SMTP hoặc IMAP, dưới đây là tóm tắt nhanh:

• SMTP là giao thức tiêu chuẩn của ngành để gửi email. Nếu bạn đang muốn gửi email hàng loạt, nên sử dụng SMTP thay vì IMAP. Tham khảo một số nhà cung cấp dịch vụ email marketing uy tín hiện nay.
• IMAP là một trong những giao thức phổ biến nhất để nhận email. IMAP đồng bộ hóa tin nhắn trên tất cả các thiết bị.
• POP3 là một giao thức khác để nhận email chỉ trên một thiết bị. Sử dụng POP3 có nghĩa là email của bạn sẽ có thể truy cập ngoại tuyến và bị xóa khỏi máy chủ.