Khả năng gửi Email là gì ? Khái niệm và Hướng dẫn

Phanmemtop.com từng chia sẻ mẹo cải thiện khả năng gửi email. Trên thực tế, bạn đã biết cách áp dụng cụ thể vào chiến lược tiếp thị qua email và đối tượng của bạn chưa ?

Các chiến dịch email tốt nhất không thể thành công nếu không biết những yếu tố chi phối khả năng gửi. Bài viết hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết hơn về lĩnh vực này. Chỉ cần 5 phút để đọc hết và suy ngẫm, bạn sẽ thấy làm email marketing hiệu quả không hề khó.

Trước tiên, hãy bắt đầu với những điều cơ bản.

Gửi email và khả năng gửi email là 2 khái niệm khác nhau

• Gửi email là khi một email được gửi thành công đến máy chủ nhận.

• Khả năng gửi email là khi một email thành công vào hộp thư đến của người đó.

Khi đánh giá khả năng gửi email, hãy lưu ý rằng tỷ lệ gửi khác tỷ lệ Inbox. Ví dụ Tỷ lệ gửi 99% có nghĩa: 99% email được gửi đi đều không bị trả lại hoặc bị phía nhận từ chối. Trong số đó, có 33% email rơi vào mục spam, thì tỷ lệ Inbox là 66%.

Tại sao cần theo dõi khả năng gửi email ?

Giám sát khả năng gửi email là rất quan trọng vì một số lý do:

Để biết người đăng ký nhận được email

Người gửi xác định những người đã mở email và thời gian mở bằng cách theo dõi khả năng gửi. Theo thời gian, các nhà tiếp thị có thể nắm được nhiều thông tin hữu ích. Ví dụ: Tìm ra những người đăng ký tích cực nhất trong danh sách; Khám phá các yếu tố thúc đẩy mức độ tương tác….

Xác định xem khách hàng tiềm năng có “Hot” không

Theo dõi khả năng phân phối giúp xác định khách hàng tiềm năng đủ điều kiện nhất và những người cần nuôi dưỡng. Từ đó đề ra chiến lược tiếp cận khả thi, phù hợp hơn. Chẳng hạn, nhóm tiềm năng “Hot” sẽ được chuyển cho bộ phận bán hàng. Còn nhóm “cần nuôi dưỡng” được gửi tới phòng marketing.

Để biết điều gì sai

Theo dõi khả năng gửi giúp các nhà tiếp thị hiểu được nguyên nhân của việc hủy đăng ký. Ví dụ: Nếu số lượng hủy tăng đột biến, việc theo dõi chiến dịch giúpphát hiện ra các nguyên nhân phổ biến như : Liên kết chèn trong email bị hỏng, vấn đề xảy ra với nội dung, tiêu dề, v.v.

Đánh giá xem nội dung có hoạt động hay không.

Khả năng gửi còn phản ánh cách người đăng ký tương tác với thông tin tiếp thị của người gửi.

Yếu tố ảnh hưởng đến khả năng gửi email

Khả năng gửi bị ảnh hưởng bởi Danh tiếng, cơ sở hạ tầng và tính xác thực. Lần lượt cùng xem xét từng yếu tố này.

Danh tiếng người gửi

Đối với bất kỳ một email nào được gửi đi trên thế giới, các nhà cung cấp hộp thư đều chạy kiểm tra danh tiếng. (Các nhà cung cấp hộp thư như Yahoo, Gmail, Outlook,…) Những người gửi có danh tiếng uy tín khi gửi email, khả năng vào hộp thư đến của người nhận cao hơn. Trong khi những người có danh tiếng kém có nguy cơ lớn rơi vào mục thư rác hoặc thậm chí bị từ chối ngay tại cổng.

Danh tiếng của người gửi là điểm số mà địa chỉ email nguồn gửi đạt được. Dưới đây là một số lưu ý để duy trì danh tiếng tốt:

• Gửi email theo lịch trình thường xuyên và nhất quán dựa trên sở thích của người đăng ký.
• Duy trì một danh sách gửi thư sạch sẽ để giảm thiểu tỷ lệ Bounce.
• Tránh xa bẫy thư rác (Spam traps).
• Giữ tỷ lệ khiếu nại (Spam) ở mức thấp. Và cải thiện việc phân phối bằng cách sử dụng các máy chủ đáng tin cậy. Chẳng hạn như các server Amazon SES, Mailchimp, Sendgrid, Getrespone….
• Không xuất hiện trong danh sách đen (Black list).

Cơ sở hạ tầng

Đối với chiến dịch gửi số lượng lớn và nhạy cảm về thời gian, nên thiết lập và duy trì cơ sở hạ tầng riêng. Không nên gửi trực tiếp thủ công từ các hộp thư Gmail, Yahoo, Outlook,…. Bởi những nhà cung cấp này chỉ hỗ trợ chủ yếu cho mục đích trao đổi thông tin liên lạc. Không dùng cho hoạt động tiếp thị gửi hàng loạt. Có thể tham khảo: Top 5 dịch vụ phần mềm gửi email hàng loạt tốt nhất.

Tính xác thực

Một yếu tố khác cũng ảnh hưởng là tính xác thực. Nó đề cập đến quá trình các nhà cung cấp hộp thư xác minh xem địa chỉ IP gửi có quyền gửi email hay không. Tính xác thực này cho biết: Người gửi đã chấp thuận để các ESP chuyển email đi cho họ. 2 yếu tố chính để thiết lập nó là:

• Khung chính sách người gửi (SPF): Là một hệ thống xác thực email ngăn chặn thư rác. Bằng cách xác minh địa chỉ IP được người gửi sử dụng.
• Thư được xác định bằng khóa miền (DKIM): Nó chỉ ra rằng một tổ chức cụ thể sở hữu một địa chỉ email cụ thể.

SPF và DKIM được sử dụng cùng nhau để cải thiện tỷ lệ phân phối và giảm thư rác.

Các phương pháp hay nhất để tăng tỷ lệ email vào Inbox

Để kết thúc, hãy lưu ý một số mẹo hữu ích giúp email tránh xa hộp spam:

1. Không bao giờ mua danh sách email.
2. Sử dụng phương pháp đăng ký chọn tham gia kép.
3. Xác minh danh sách gửi thư của bạn.
4. Phân đoạn danh sách thành các nhóm để đảm bảo các chiến dịch mang lại giá trị tối ưu cho người nhận.
5. Gửi các chiến dịch email thường xuyên dựa trên sở thích của người đăng ký.
6. Thường xuyên theo dõi các báo cáo chiến dịch email marketing.
7. Giữ danh sách sạch sẽ bằng cách kiểm tra định kỳ để tìm bẫy thư rác và địa chỉ không hợp lệ.
8. Tạo bản ghi SPF và định cấu hình DKIM.

Xem chi tiết: Mẹo cải thiện khả năng gửi email.