Hướng dẫn sử dụng phần mềm Top Email Marketing

TOP Email là một trong những phần mềm email marketing uy tín, phổ biến hầu khắp các lĩnh vực tại Việt Nam hiện nay. Với giao diện tiếng Việt, sử dụng đơn giản. Chỉ khoảng 5 phút xem video và tài liệu dưới đây, bạn sẽ nắm rõ được cách sử dụng.

Video hướng dẫn sử dụng phần mềm Top Email Marketing 6.1

Sau khi cài đặt xong Top Email, nếu không mở được phần mềm lên, Quý khách vui lòng tải thêm Net Framework. (Vì phần mềm Top hoạt động dựa trên nền tảng Net Framework – một ứng dụng của Microsoft.)

Hoặc kết nối tới Hotline (Zalo) 0915 90 1919 để được hỗ trợ ngay.


Hướng dẫn gửi mail hàng loạt bằng phần mềm Top Email Marketing

A – Đăng ký dùng thử

Khi mở phần mềm gửi email lên, sẽ hiện một bảng đăng ký để điền thông tin người dùng.

dang-ky-gui-mail-hang-loat-mien-phi

Xong các bước điền thông tin, bấm nút Đăng ký dùng thử. Phần mềm Top Email sẽ được tự động kích hoạt dùng thử trong 7 ngày. Và gửi 100 email miễn phí

Lưu ý: Trường hợp đã đăng ký dùng thử nhưng vẫn chưa gửi được email. Liên hệ ngay bộ phận hỗ trợ Hotline (Zalo) 0915 90 1919.

B – Các tính năng của phần mềm gửi email hàng loạt Top Email Marketing

1. Thiết lập địa chỉ email gửi và nhận phản hồi

Trước khi bắt đầu gửi email marketing hàng loạt, người dùng cần vào Tab Thông Tin Bản Quyền để điền Email phản hồiTên Thương Hiệu.

cai-dat-dia-chi-email-gui-marketing
  • Email đang gửi : Là địa chỉ email sẽ dùng để gửi tới khách hàng.
  • Thương hiệu gửi đi : Là tên công ty, nhãn hiệu, tên sản phẩm dự án…. sẽ hiển thị thay địa chỉ email đang gửi.
  • Email phản hồi : Là địa chỉ email sẽ nhận được thư phản hồi nếu người nhận trả lời lại.
  • Email thay mới : Khi cần thay đổi địa chỉ email khác để gửi thư. Quý Khách có thể điền email mới vào ô này. Sau đó bấm Cập Nhật để thay đổi.

2. Nhập danh sách khách hàng

2.1. Nhập thủ công

Viết địa chỉ email cần gửi vào ô Danh sách Email gửi đi (Dưới nút Files). Sau đó bấm Enter để thêm email xuống cột danh sách.

2.2. Nhập từ file

TOP Email chỉ nhận dữ liệu từ dạng file Excel và Text Document (TXT). Tại giao diện, bấm vào nút Files rồi chọn file chứa địa chỉ email cần gửi.

Lưu ý: Cần tắt (đóng) file danh sách email trước khi nhập vào phần mềm.

nhap-danh-sach-email

3. Cá nhân hóa nội dung email

Bước 1. Tạo định dạng file Excel nhập vào

Cột đầu (Cột A) phải để danh sách Email. Cột tiếp theo (Cột B) là Tên khách hàng hoặc thông tin khác (Nếu có).

tao-dinh-dang-file-ca-nhan-hoa-email

Bước 2: Nhập file danh sách

Phần mềm Top Email nhận tối đa 10 trường thông tin. (Không tính cột Email và cột Họ Tên). Các thông tin sẽ được hiển thị chi tiết như ví dụ bên dưới.

huong-dan-gui-email-ca-nhan-hoa

Bước 3 : Soạn nội dung và chèn cú pháp cá nhân hóa

Click chuột tại vị trí cần chèn thông tin. Sau đó bấm vào biểu tượng Cá nhân hóa nội dung email (trong ảnh) để chọn thông tin cần chèn trong nội dung.

viet-noi-dung-email-ca-nhan-hoa

4. Chèn hình ảnh vào phần mềm gửi mail hàng loạt

icon-upload-picture

Bước 1 : Click vào biểu tượng Upload Picture.

Chọn Open hoặc Open & Resize (nếu muốn thay đổi kích thước ảnh).

huong-dan-chen-anh-trong-email-marketing

Bước 2: Tìm file ảnh cần chèn rồi chọn Upload để tải ảnh lên phần mềm.

insert-picture

Bước 3 : Đợi hình ảnh được tải lên xong. Bấm Insert để kết thúc bước chèn hình ảnh.

Trường hợp cần chỉnh sửa kích thước hình ảnh, vui lòng click chuột phải vào hình ảnh cần chỉnh. Chọn Image Properties.

chinh-sua-kich-thuoc-anh

1 bảng chỉnh sửa sẽ được hiện ra để thay đổi thông số hình ảnh tùy chọn:

  • Height (Chiều cao)
  • Widht (Chiều rộng) : Khuyến khích chiều rộng tối đa nên đặt từ 600-800px. Nhằm tránh làm email rơi vào hộp spam.

5. Đính kèm tệp file vào nội dung email

icon-upload-file

Bước 1 : Click vào biểu tượng Upload File.

Bước 2. Chọn Open và tìm đến file muốn đính kèm vào nội dung email.

huong-dan-dinh-kem-upload-file

Sau khi chọn xong file cần đính kèm. Click Upload.

Đến khi phần mềm hoàn tất quá trình tải file, bấm Copy để sao chép link liên kết của file vừa tải.

Bước 3. Quý khách viết 1 đoạn chữ trong nội dung email. Ví dụ : Tải file Tại Đây, Xem báo giá tại đây..vv… Trong ví dụ bên dưới, Top viết đoạn chữ : “Bảng báo giá Top Marketing 2020.”

huong-dan-dinh-kem-file-vao-email

Quý khách bôi đen đoạn chữ và chọn icon (biểu tượng) Hyperlink.

Dán đường liên kết vừa copy ở Bước 2 vào ô URL. Bấm OK. Quá trình đính kèm tệp file vào nội dung email được hoàn tất.

dinh-kem-file-vao-noi-dung-email

6. Thiết kế mẫu (template) email marketing

Template sẽ làm cho bức thư trở nên chuyên nghiệp, hấp dẫn hơn. Nếu bạn đang có sẵn những mẫu email html (htm) riêng. Hoặc đang sở hữu nhiều mẫu tìm được từ các bên dịch vụ khác. Bạn có thể nhập vào phần mềm TOP Email như trong ảnh.

nhap-template-vao-phan-mem-email-marketing

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo các mẫu template email marketing được thiết kế sẵn trong phần mềm.

icon-load-template

Kích vào biểu tượng Load Email Template ( Trên thanh công cụ) để lựa chọn các mẫu template có sẵn.

Sau đó, bấm Lựa chọn để soạn mẫu Email. Sau khi lựa chọn template, tiếp tục tùy chỉnh các thông tin cần thiết như soạn mail thông thường.

7. Thống kê chiến dịch email marketing

Phần mềm TOP Email Marketing có tính năng thống kê theo thời gian

  • Thống kê tên toàn thời gian hoặc theo tùy chọn người dùng chủ động điều chỉnh
  • Thống kê theo từng chiến dịch

Chi tiết các thông số:

  • Tổng số Email gửi: Lượng email marketing đã được gửi theo thời gian.
  • Số Email được mở: Lượng email được khách hàng mở với thời gian cụ thể.
  • Đánh dấu Spam: Tỷ lệ người nhận đánh dấu email bạn gửi là spam.

Phần mềm có thể thống kê cụ thể những địa chỉ Email đã mở mail. Để sử dụng tính năng này, bạn vào tab Thông tin bản quyền. Tích chọn ô Bật tính năng theo dõi email mở.

Lưu ý cách làm email marketing hiệu quả

1. Thông tin người gửi

Thương hiệu và Tiêu đề gửi email

  • Không chèn tên miền website, không viết số điện thoại ;
  • Không viết hoa tất cả các chữ cái;
  • Tránh dùng các ký tự đặc biệt như $, %,…vv…
  • Không nên dùng email tên miền, yahoo mail hoặc email giả mạo làm Địa chỉ gửi đi. Tốt nhất nên sử dụng Gmail.
  • Không gửi email cho chính mình. Vì bộ lọc email sẽ nhận diện spam khi địa chỉ người gửi và nhận trùng nhau.

2. Nội dung email

Chú ý các yếu tố sau :

  • Không chèn quá nhiều link trong nội dung. (Tốt nhất không nên chèn link)
  • Duy trì tỷ lệ ảnh và chữ tương ứng 20 : 80. Không nên gửi duy nhất 1 hình ảnh
  • Không viết quá nhiều chữ số hoặc các ký tự đặc biệt như % # ! $
  • Không viết hoa tất cả các chữ cái
  • Tránh dùng quá nhiều các từ sau : Miễn phí, giảm giá, các từ so sánh hơn nhất (tốt nhất, rẻ nhất, hiệu quả nhất…vv), lãi suất, dự án, căn hộ…vv…
  • Một nội dung chỉ nên gửi tối đa khoảng 3000-5000 email. Sau đó nên thay mới lại, tối thiểu 30% nội dung. (Thay cách diễn đạt, các từ đồng nghĩa,…) Nếu nội dung có hình ảnh, bạn cần chèn lại ảnh cũ, nên đổi mới Tên File Ảnh. Sau đó upload lại để chèn. Hoặc có thể chèn 1 hình mới.

Nếu nội dung bạn copy lại từ bên ngoài ( như Word hoặc trên trang mạng ). Cần được làm sạch trước khi dán vào ứng dụng gửi email. Bạn có thể chọn 1 trong 2 cách sau :

  • Cách 1 : Dán nội dung vào file Notepad (Text Document). Sau đó copy lại nội dung rồi dán vào ứng dụng gửi email.
  • Cách 2 : Vào trang https://word2cleanhtml.com/ ; Copy nội dung cần gửi email dán vào trang này. Sau đó bấm CONVERT to clean html. Như vậy, bạn đã có nội dung được làm sạch. Chỉ cần copy toàn bộ code HTML này vào phần mềm TOP để chuyển sang dạng văn bản là được.

Chi tiết hơn cách gửi email không bị vào spam quảng cáo, xem chi tiết trong Hướng dẫn cách làm email marketing chi tiết.

Leave a Reply

error: Content is protected !!